La hoja de cálculo en la tarea cotidiana del Inspector de Educación

Resumen

Francisco de Pedro Sotelo Inspector de Educación de Madrid Capital

El escaso conocimiento que se tiene de los programas informáticos hace que la utilización del procesador de textos sea casi la única opción, incluso para menesteres que no le son propios y que a veces entorpece más que ayuda.

Nos vamos a centrar pues, en la utilización de la hoja de cálculo como ayuda en la organización de nuestra tarea, como medio de controlar la frecuencia de las visitas a los centros que supervisamos y de los documentos prescriptivos, etc. Y lo vamos a hacer en veinte pasos.

Artículo

INTRODUCCIÓN

Decir que vivimos tiempos cambiantes en lo educativo como consecuencia del desarrollo tecnológico, es una obviedad que si no se matiza nos llevaría a considerar que Sócrates y Perogrullo andan revolviendo las ideas y teorías de cuantos se consideran promotores de saberes y también de ideologías.

En los Servicios de Inspección educativa, donde hasta hace muy poco tiempo se realizaban informes utilizando la máquina de escribir, los comunicados se enviaban por correo postal y para las consultas legislativas había que recurrir a las pesadas y polvorientas encuadernaciones de papel amarillento y tipografía rabiosamente pequeña, cuya consulta era tan difícil como tortuosa, ya se han incorporado las tecnologías de la Información y Comunicación propias de la cultura social a la que pertenecen y cuyo principal objetivo es aliviar y agilizar todas esas tareas que tanto ralentizan a veces la toma de decisiones en la Administración. Estas utilidades permiten que los informes puedan ser manipulados en todo momento por quien los realiza, transmitidos de forma rápida y eficaz, que las consultas legislativas no exijan más esfuerzo que pulsar una tecla y leer en el tamaño que uno desee... Pues bien, a pesar de todo aún existen resistencias a la utilización de estas herramientas por parte de algunos.

Leí, no hace mucho, en un informe sobre la situación de la educación en África, el caso de un maestro que en un suburbio de Bamako, la capital de Malí, uno de los países mas pobres de la tierra, reunía a los niños "al raso", de manera que los pequeños se sentaban bajo una frondosa acacia, y ayudado de una pequeña tablilla el maestro iba enseñando a leer. Para la escritura se valían de ramas y de la tierra del suelo. Hace algún tiempo, una ONG decidió apadrinar un proyecto escolar para esta comunidad. Ahora, del cielo abierto, han pasado a una sencilla pero sólida construcción dotada de la más básica tecnología educativa: pizarra, tiza, libros, cuadernos, lapiceros y bolígrafos. Esta situación que debería haber sido de general regocijo, lo fue para todos, menos, ¡ay!, para el pobre maestro. Lo mismo que en nuestro caso.

No es momento de analizar el por qué la profesión docente es tan reacia a los cambios. Y dentro de la profesión docente por qué unos cuerpos docentes más que otros (y no señalo a nadie). Sólo añadir, que las especiales características del cuerpo de Inspección hacen que el diseño de la formación permanente deje sin atender aspectos imprescindibles en la profesión. Y no es el único problema. 

En la propuesta que presento a continuación, se parte de un hecho bastante común y a la vez frustrante, y es que el escaso conocimiento que se tiene de los programas informáticos hace que la utilización del procesador de textos sea casi la única opción, incluso para menesteres que no le son propios y que a veces entorpece más que ayuda.

En uno de los últimos congresos presenté una ponencia sobre esta cuestión. Al terminar, varios compañeros me pidieron la ponencia completa por escrito.  La verdad es que nunca creí que las actas del congreso se pudieran demorar, no ya meses, sino años. En fin, el caso es que aquí está ese trabajo, con algunas modificaciones propias de la evolución de las TIC. Nos vamos a centrar pues en la utilización de la hoja de cálculo como ayuda en la organización de nuestra tarea, como medio de controlar la frecuencia de las visitas a los centros que supervisamos y de los documentos prescriptivos, etc. Y lo vamos a hacer en veinte pasos (queda pendiente para el próximo número, si la redacción de la revista lo considera oportuno, una segunda parte en la que abordaremos como complemento a este artículo, los hipervínculos a documentos, como forma amplia de organización de la información referida a los centros que se supervisan).

Utilizaremos para ello la hoja de cálculo Excel, puesto que está disponible en los Servicios de Inspección con la correspondiente licencia.

LA HOJA DE CÁLCULO COMO HERRAMIENTA

1.- Lo primero que haremos será abrir la hoja integrada en el "paquete o suite" Office de Microsoft (Ilustración 1)

Ilustración 1

Como vemos nos encontramos con un entorno que se basa en celdas cuya localización se realiza  a través de filas (números) y columnas (letras).

2.- Vamos a introducir nuestros centros en la columna A, a partir de la fila 4ª. Situamos el cursor en fila 4 - columna A, y escribimos (Ilustración 2)

Ilustración 2

3.- Para que el texto encaje correctamente en la celda situamos el ratón entre la columna A y B y manteniendo apretado el botón izquierdo arrastramos hasta ver el nombre perfectamente ubicado en la celda correspondiente (otra opción es desde el menú: formato ð columna ð ajustar a la selección) (Ilustración 3). 

Ilustración 3

4.- Escribimos los centros y otras actividades susceptibles de  ser realizadas inherentes a nuestra actividad (Ilustración 4)

Ilustración 4

5.- Como vemos algunas inscripciones exceden al tamaño que habíamos establecido para la celda. Simplemente realizamos lo que habíamos indicado en el punto 3 para ajustar los textos a la celda (Ilustración 5)

Ilustración 5

Hemos escrito el nombre de los centros, comisiones, formación y otros. Lógicamente cada uno incluirá todo aquello sobre lo que le interese tener un control inmediato y a la vista.

6.- Supongamos que queremos saber las visitas que realizamos a cada uno de nuestros centros  a lo largo del curso escolar. Introduciremos los meses en la fila 2, a partir de la columna B. Es importante ajustar el tamaño como ya sabemos (Ilustración 6)

Ilustración 6

7.- Podemos añadir también el curso (celda 2-A), y una columna más (T) en la que figurarán los sumativos de todas las visitas y acciones que realicemos y que explicaremos más adelante. Obsérvese que hemos puesto color de fondo en esta casilla. El proceso es sencillo, nos situamos en la celda que queremos colorear y nos dirigimos a la barra superior de herramientas, pinchamos en el icono "color de relleno", ahí se despliega una paleta de colores, basta con pinchar en el color preferido (Ilustración 7)

 

Ilustración 7

8.- Vamos a introducir algunos elementos más y vamos a dar un formato que nos facilite la visión y el manejo. Nos situamos en la celda 2B y escribimos "VISITAS", a continuación seleccionamos desde 2B hasta 2L y pulsamos en el icono "combinar y centrar" (Ilustración 8)

Ilustración 8

9.- Nos queda hacer el entramado de líneas y colores. La secuencia es seleccionar las celdas que queramos y desplegar el menú "bordes" (Ilustración 9)

Ilustración 9

De forma que el resultado queda como sigue (Ilustración 10)

Ilustración 10

10.- Adviértase que ha sido añadido un "total" en la fila 34. A continuación añadiremos los sumatorios en las columnas correspondientes y esta utilidad quedaría lista para ser usada. Para las fórmulas sumatorias horizontales nos situamos en la celda 4L y pinchamos en el icono ∑ (Ilustración 11)

Ilustración 11

11.- Como se puede ver, la fórmula está esperando a que indiquemos las celdas que queremos sumar. Basta con que nos situemos en la celda 4B, pinchamos con el botón izquierdo del ratón y sin soltarlo arrastramos hasta  4K. La fórmula queda lista y cada dato que vayamos introduciendo en la celda correspondiente se reflejará en el resultado del sumatorio. (Ilustración 12)

 

Ilustración 12

12.- El mismo proceso podríamos hacer con el resto, o bien sencillamente copiar 4L y pegarla en 5L, 6L, etc. (Existe también la posibilidad de señalar con el puntero el ángulo inferior derecho de la celda con la fórmula y arrastrar) (Ilustración 13).

Ilustración 13

13.- Lo mismo haríamos para el sumatorio vertical (Ilustración 14)

Ilustración 14

La tabla nos quedaría como vemos en la siguiente imagen (Ilustración 15)

Ilustración 15

14.- En el sumatorio de la derecha aparecerán las visitas realizadas al mismo centro a lo largo del curso y en el sumatorio inferior se reflejan las visitas mensuales realizadas. En cada celda se puede utilizar a la vez número y color, de esta forma tenemos un control a corto y a largo plazo. Veamos su utilidad en tres momentos del curso: (Ilustraciones 16, 17 y 18)

Ilustración 16

Como se puede apreciar algunos centros han requerido una atención muy importante a lo largo de estos tres meses, vemos como a uno de ellos ya se han realizado 7 visitas, incluso el mes de noviembre ha requerido la presencia del Inspector en cuatro ocasiones.

A la hora de programar nuestras visitas para el próximo mes, lógicamente tendremos en cuenta las necesidades del servicio, pero a la vista de la tabla se puede ir pensando en no distanciar excesivamente nuestra presencia en determinados centros

Ilustración 17

En los dos meses siguientes, con menos días lectivos que los meses ordinarios se ha visitado algunos centros cuya frecuencia había quedado muy reducida. En el apartado otros, se recogen en este caso visitas a centros que provisionalmente son asignados a un inspector por bajas de otros inspectores, etc. La situación a finales de marzo es la siguiente

Ilustración 18

15.- Sin embargo, existen otras cuestiones sobre las que nos interesa tener un control y que pueden figurar del mismo modo en esta tabla. Por ejemplo, los partes de asistencia, la inclusión en esta hoja la realizaríamos siguiendo los mismos pasos que hemos seguido en los puntos anteriores, de modo que en la siguiente imagen mostramos como nos quedaría (Ilustración  19)

 

Ilustración 19

16.- Del mismo modo podemos utilizar el color para indicar los que hemos recibido y luego utilizar un signo para indicar si es correcto o por el contrario si requiere algún tipo de aclaración

 

Ilustración 20

17.- Tener a la vista los centros que han enviado el DOC o la PGA, si les hemos enviado informe o se ha realizado la supervisión "in situ".

18.- El número de informes que nos ha generado cada centro, etc. (Ilustración 21)

Ilustración 21

19.- La impresión del documento es otra posibilidad que nos permite disponer en papel de toda esta información. Debemos diseñar los encabezamientos y orientación de la impresión. Tenemos varias opciones, veamos la más intuitiva. Seleccionamos "configurar" después de haber pinchado en el icono "vista preliminar", y ahí seleccionamos "horizontal" del menú "página" (Ilustración 22)

Ilustración 22

20.- Después, en el mismo menú "configurar" seleccionamos "encabezado y pie de página" y pinchamos en "personalizar encabezado", ahí escribiremos lo que queremos que figure en el documento. Sólo nos queda pedir que el texto sea ajustado a una sola página y ya podemos mandar imprimir. El documento generado será el siguiente: (Ilustración 23)

Ilustración 23

Sólo veinte pasos han sido necesarios para elaborar una herramienta a partir de la hoja de cálculo. Otras muchas tareas, como por ejemplo la supervisión de horarios, son idóneas para este software. Pero de momento es suficiente para aproximarse a las ventajas que nos aportan.